Előlegszámla, részszámla, végszámla, proforma számla. Mikor melyiket használjuk?

Előlegszámla, részszámla, végszámla, proforma számla. A mindennapi szóhasználatban gyakran előforduló elnevezések, amelyeket időnként tévesen egymás szinonimájaként is használnak. Ez a bejegyzés a számlatípusok közötti különbségeket kívánja bemutatni, ezzel elkülönítve azokat egymástól.

A számlázásra vonatkozó előírásokat az általános forgalmi adóról szóló törvény tartalmazza. Eszerint a számla egy szigorú számadású bizonylat, amelyet a termék értékesítésekor vagy szolgáltatás teljesítésekor kell kiállítani. Megjelenési formáját tekintve lehet papír alapú vagy elektronikus számla. A törvény meghatározza a számla kötelező tartalmi elemeit is, ilyen például a kiállítás kelte, a számla sorszáma, az eladó és a vevő neve, címe és adószáma, az értékesített termék megnevezése, mennyisége stb. A számlakibocsájtási kötelezettségről, illetve a számlák kötelező tartalmi elemeiről a 2022. október 3-án megjelent bejegyzésemben írtam részletesebben.

Előlegszámla kibocsájtására akkor van szükség, ha a vevő a termék vagy szolgáltatás ellenértékét a teljesítést megelőzően részben vagy egészben kiegyenlíti. Például ha egy új konyhabútort szeretnénk csináltatni és az asztalos a vételár egy részét előre elkéri az alapanyag beszerzés fedezetéül, előleg számla kiállításáról kell gondoskodnia. Az előlegszámlán a teljesítés dátumaként azt a napot kell szerepeltetni, amikor a vevő a fizetést teljesítette. Az előlegszámla alapján ÁFA fizetési kötelezettség keletkezik, illetve a számla kiállítójának számla adatszolgáltatási kötelezettsége áll fenn.

Az előlegszámla nem azonos a proforma számlával, azaz a díjbekérővel. Ez utóbbi azt a célt szolgálja, hogy a termék vagy szolgáltatás értékesítője bekérje a vevőtől az ellenérték egy részét vagy egészét a teljesítést megelőzően. A díjbekérő nem adóügyi bizonylat, ÁFA fizetési kötelezettséget nem keletkeztet és a könyvelésbe sem kerül be, emellett nem vonatkozik rá semmilyen alaki vagy tartalmi előírás. Amennyiben a vevő a díjbekérő alapján fizetést teljesít, az előbbiekben tárgyalt előlegszámla kiállítása válik szükségessé, amelyet már érintenek az ÁFA törvény által rögzített alaki, tartalmi és adatszolgáltatási kötelezettségek.

Ha egy ügylet során előlegszámla került kiállításra, akkor annak lezárásakor végszámla kiállítására lesz szükség. A végszámla tartalmazza a megállapodás szerint teljesített tételeket, valamint negatív előjellel a kapott előleget vagy előlegeket. A végszámla fizetendő egyenlege így az utolsó fizetendő összeggel lesz egyező. A végszámla kiállításakor válik a végteljesítés szerinti összeg az eladó árbevételévé, és vezetődik ki a vevő felé fennálló előlegből eredő kötelezettsége, ugyanis ekkor a felek véglegesen elszámolnak egymással. Az előző példánál maradva, ha a bútorasztalos elkészítette és beépítette az új konyhabútort, kiállítja a végszámlát, és a jövőben nem marad kötelezettsége a megrendelője felé.

A felek úgy is megállapodhatnak egymással, hogy a teljesítés folyamata során nem előlegekkel biztosítják a finanszírozást, hanem a fizetéseket egyes mérföldkövek eléréséhez rendelik hozzá. Ilyenkor nem előrefizetés, hanem rész teljesítések történnek, amelyekről az eladó részszámlát állít ki. Részszámlázás olyan ügyleteknél fordul elő ahol a teljesítési folyamat hosszú, és az egyes részegységek jól mérhetők, ilyen például egy építőipari beruházás. A részszámlán a teljesítés dátuma az a nap, amikor a vevő az adott mérföldkő elérését elismeri, és ehhez teljesítésigazolást állít ki. Az utolsó rész teljesítésekor az eladó itt is végszámlát bocsájt ki, ezen azonban nem egy összegben tünteti fel a teljes szerződéses összeget, és nem vonja vissza a korábbi tételeket úgy, mint az előleg esetében, hanem ugyanúgy, mint a korábbi részszámlák esetében, a számla csak az adott részfeladathoz kapcsolt tételeket tartalmazza, a korábbi részszámláktól csupán elnevezésében tér el, ezzel jelölve, hogy ez az utolsó részteljesítés. A részszámlázás során minden egyes részteljesítéskor számlázott összeg az eladó árbevételeként számolandó el. A részszámla alapján – ahogy az előlegszámla esetén is – ÁFA fizetési kötelezettség keletkezik, illetve számla adatszolgáltatási kötelezettség áll fenn.

A részszámlázást fontos elkülöníteni a részletfizetéstől. A részletfizetés ugyanis csak egy fizetési ütemezésre vonatkozó megállapodás a felek között, az ügylet teljesítését nem befolyásolja. Például ha megvásárolunk egy új mobiltelefon készüléket és részletfizetésben állapodunk meg az eladóval, akkor a termékértékesítés teljes mértékben megvalósul, mielőtt kilépünk az üzletből – hiszen nem alkatrészenként jutunk hozzá az eszközhöz a részletek kifizetésekor – csak a kötelezettség kiegyenlítése történik utólagosan több részletben.

Az ÁFA törvény a számla fogalma mellett a számlával egy tekintet alá eső okirat fogalmát is meghatározza. Eszerint a számlával egy tekintet alá eső okirat mindazon bizonylatok összefoglaló neve, amelyek a már kibocsátott számlára hivatkozva, annak bármely adatát módosítják. Számlával egy tekintet alá eső okirat lehet a helyesbítő és érvénytelenítő számla mellett, adóösszeget nem érintő javítást, kiegészítést tartalmazó egyéb okirat is.

Sztornó vagy érvénytelenítő számla kiállítása válik szükségessé, ha az ügyletet nem a számlán feltüntetett eladó teljesítette, vagy nem a számlán feltüntetett vevő részére teljesítették, illetve abban az esetben is, ha az ügylet utólag meghiúsul, vagy a korábban megkapott előleg teljes összegben visszatérítésre kerül. Az érvénytelenítő számlán ugyanazon tételek szerepelnek, mint az érvénytelenítendő eredeti számlán, csak ellenkező előjellel. Az érvénytelenítő számlán hivatkozni kell az eredeti számla sorszámára és teljesítési időpontjának minden esetben meg kell egyeznie a sztornózott (eredeti) számlán szereplő teljesítési időponttal. Ha a vevő részére át lett adva az eredeti számla, akkor az érvénytelenítő számlát is át kell részére adni.

Helyesbítő számla kiállításával korrigálhatunk minden olyan hibát, amely nem teszi szükségessé a számla érvénytelenítését. Ilyen például, ha hiányosak valamelyik fél adatai vagy módosítani kell a számlán szereplő tételek mennyiségét. A helyesbítő számlán is hivatkozni kell az eredeti helyesbítendő számla sorszámára, a két bizonylat együttesen írja le a felek között megvalósult ügyletet. Egy számlát több helyesbítő számlával is korrigálhatunk, illetve egy helyesbítő számlával több eredeti számláit is módosíthatunk.

A számla helyesbítésének eseteivel 2022. október 10-én megjelent bejegyzésemben foglalkoztam részletesebben. A legtöbb számlázó program ma már néhány kattintással képes ezen számlaformátumokat a törvényi előírásoknak megfelelő formában előállítani, ha elakadnál bátran kérd könyvelő segítségét a kérdésben.

Amennyiben kérdésed merült fel, keress bizalommal a konyveles@kontirtrend.hu e-mail címen, vagy a főoldal üzenetküldő menüpontján keresztül!

Jelen bejegyzésben közölt adatok tájékoztató jellegűek, nem tekinthetők adó-, jogi-, vagy egyéb tanácsadásnak. A bejegyzés alapján meghozott üzleti döntésekből eredő károkért, jogkövetkezményekért a Kontír Trend Kft. felelősséggel nem tartozik.